Η Περιφέρεια Θεσσαλίας στη νέα ψηφιακή εποχή μέσω του «ΙΡΙΔΑ»

Τέλος το χαρτί και η διακίνηση χέρι με χέρι των δημόσιων εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών της Περιφέρειας Θεσσαλίας

Η Περιφέρεια Θεσσαλίας περνάει σε μια νέα ηλεκτρονική εποχή, θέτοντας σε λειτουργία το Ηλεκτρονικό Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ», στις υπηρεσίες της.
Παρελθόν αποτελούν από την 1.6.2020 τα έντυπα έγγραφα και οι μπλε σφραγίδες στις Διευθύνσεις της Περιφέρειας, καθώς τέθηκε σε εφαρμογή το ΣΗΔΕ-«ΙΡΙΔΑ», το οποίο εξαλείφει την χέρι με χέρι διακίνηση εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών της, αλλά και την έγγραφη αλληλογραφία με άλλους δημόσιους φορείς, αντικαθιστώντας τις σφραγίδες και υπογραφές με ηλεκτρονικές και την έντυπη αλληλογραφία με ηλεκτρονική.

«Η Περιφέρεια Θεσσαλίας περνά πλέον στη ψηφιακή εποχή μέσα από ένα νέο σύστημα λειτουργίας ενώ συγχρονίζεται με τις ανάγκες της εποχής αλλά και την απαίτηση των πολιτών για αποτελεσματικές, ευέλικτες και γρήγορες υπηρεσίες» δηλώνει ο Περιφερειάρχης Θεσσαλίας Κώστας Αγοραστός. « Θα ήθελα να ευχαριστήσω τις υπηρεσίες που έτρεξαν με γρήγορους ρυθμούς τις διαδικασίες και από την 1η Ιουνίου το πρόγραμμα ΙΡΙΔΑ εφαρμόζεται απ’ όλες τις Διευθύνσεις της Περιφέρειας. Πρόκειται για ένα πρόγραμμα που αναπτύχθηκε από την Πολεμική Αεροπορία, γεγονός που αποδεικνύει τη σοβαρή δουλειά, την εξωστρέφεια αλλά και τις τεχνολογικές δυνατότητες που διαθέτει και πρέπει να αξιοποιήσει ο ευρύτερος δημόσιος τομέας. Οδηγούμαστε πλέον στην ψηφιακή εποχή της αυτοδιοίκησης, μέσα από την καλύτερη οργάνωση και τον εκσυγχρονισμό της. Για τον πολίτη, αυτό μεταφράζεται σε απλούστερες διαδικασίες, τυποποιημένες, γρήγορες και ψηφιακές. Για την Περιφέρεια Θεσσαλίας αποτελεί στρατηγική επιλογή η αναβάθμιση της διοικητικής αποτελεσματικότητας των υπηρεσιών της με εξοικονόμηση χρόνου, αλλά και ανθρώπινων και οικονομικών πόρων» προσθέτει ο Περιφερειάρχης.

Με απόφαση Περιφερειάρχη, στα τέλη του 2018, συστήθηκε ομάδα εργασίας, αποτελούμενη από στελέχη της Δ/νσης Πληροφορικής & Νέων Τεχνολογιών και της Δ/νσης Διοικητικού, η οποία ανέλαβε τη διερεύνηση κατάλληλης εφαρμογής. Με την ολοκλήρωση των διαδικασιών της αναζήτησης, στο πρώτο τετράμηνο του 2019, η ομάδα εργασίας κατέληξε στην «ΙΡΙΔΑ», ένα σύστημα υλοποιημένο από στελέχη του δημοσίου τομέα (Γενικό Επιτελείο Αεροπορίας), με αρκετή διείσδυση σε φορείς του Δημοσίου (πρωτοστατούντος του Υπουργείου Εσωτερικών, που ανέλαβε την πρωτοβουλία προσαρμογής και υποστήριξης), με μηδενικό κόστος απόκτησης και συντήρησης, για την Περιφέρεια. Με την υπογραφή του Μνημονίου Συνεργασίας, τον Ιούλιο του 2019, μεταξύ του Γενικού Επιτελείου Αεροπορίας, του Υπουργείου Εσωτερικών και της Περιφέρειας Θεσσαλίας, δόθηκε το πράσινο φως για την έναρξη των εργασιών παραμετροποίησης και δοκιμαστικής λειτουργίας και παράλληλα της σύνταξης του κανονισμού λειτουργίας.
Με την εφαρμογή του αντικαθίσταται το μεγαλύτερο μέρος της έντυπης εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας της Περιφέρειας με ηλεκτρονική, μέσα από την παροχή ολοκληρωμένων υπηρεσιών πρωτοκόλλου, ψηφιακής διακίνησης – αρχειοθέτησης, λήψης υπογραφών – διεκπεραίωσης. Η ροή των εργασιών μέσω του συστήματος είναι άρτια, επιτρέποντας όλες οι διαδικασίες να γίνονται με πλήρη διαφάνεια και ασφάλεια, με επίτευξη καλύτερης παρακολούθησης των εκκρεμοτήτων από όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας.
Στο διάστημα, μέχρι και τη θέση του «ΙΡΙΔΑ» σε παραγωγική λειτουργία, στελέχη της Δ/νσης Πληροφορικής & Νέων Τεχνολογιών, ανέλαβαν την εκπαίδευση των υπαλλήλων των Διευθύνσεων, αλλά και την εκτέλεση βασικών σεναρίων, κατά την εργασία τους (on the job training). Στη διαδικασία αυτή υπήρχε η αμέριστη βοήθεια από το Τμήμα Κυβερνοασφάλειας, Δ/νσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του ΥΠΕΣ, ως προς την τεχνική βοήθεια, τη σωστή παραμετροποίηση του συστήματος, την εφαρμογή καλών πρακτικών χρήσης, αλλά και με την διασφάλιση της εκπαίδευσης σημαντικού πλήθους του προσωπικού (μέσω ειδικών σεμιναρίων του ΕΚΔΑΑ) και τους ευχαριστούμε για όλα αυτά, όπως και για τη διάθεση προσφοράς και συνεργασίας - μέσω αυτών και το Γενικό Επιτελείο Αεροπορίας.
Από τη χρήση ενός τέτοιου συστήματος μόνο πλεονεκτήματα μπορούν να καταγραφούν. Στα σημαντικότερα αυτών συγκαταλέγονται η οργάνωση των εργασιών και η παρακολούθηση της ροής τους (ακόμη και με ποσοστά ολοκλήρωσης), άμεσα από οποιοδήποτε σημείο της ιεραρχίας, για εκείνα τα θέματα που το αφορούν και που έχει πρόσβαση (υψηλό το επίπεδο ασφάλειας στη διακίνηση), η διαφάνεια και η διασφάλιση των εμπλεκόμενων (καθώς καταγράφονται όλες οι ενέργειες και οι χρόνοι εκτέλεσης). Ειδικά οι χρόνοι διεκπεραίωσης εκμηδενίζονται, καθώς το σύστημα επικοινωνεί και αποστέλλει άμεσα την αλληλογραφία, όχι μόνο εσωτερικά στις διευθύνσεις του φορέα, αλλά και σε όλους τους φορείς που έχουν το ίδιο σύστημα, όπως ενδεικτικά το Υπουργείο Εσωτερικών, η Αποκεντρωμένη Διοίκηση Θεσσαλίας και Στερεάς Ελλάδας, όλοι οι Δήμοι και οι Περιφέρειες της χώρας, κά. Όταν οι προδιαγραφές της διαλειτουργικότητας ολοκληρωθούν (έργο της κεντρικής κυβέρνησης), τότε αυτή η αμεσότητα διεκπεραίωσης θα μπορέσει να επεκταθεί σε όλους τους φορείς του δημοσίου.
Ένα μεγάλο όφελος, επίσης, από την υιοθέτηση αυτού του συστήματος είναι η μείωση του οικολογικού αποτυπώματος των εργασιών της Περιφέρειας, μέσω της δραστικής μείωσης των εκτυπώσεων, άρα και των αναλωσίμων (χαρτί, μελάνι, ανταλλακτικά), επιτυγχάνοντας εξοικονόμηση πόρων και χαμηλό περιβαλλοντικό αντίκτυπο.
Συνοψίζοντας, η εφαρμογή αυτού του συστήματος θα συντελέσει στην μείωση της γραφειοκρατίας και στην αύξηση της παραγωγικότητας της Περιφέρειας, τα οποία συντελούν στην ταχύτερη και καλύτερη εξυπηρέτηση του πολίτη.